Cómo hacer un presupuesto de gastos para un evento empresarial

Organizar un evento no es sencillo, pero las posibilidades de éxito son mayores si desde el principio haces una buena planificación. Entre los factores que no puedes perder de vista está el presupuesto, pues para que sea realmente útil tiene que estar bien hecho. Queremos ayudarte con este tema y, por eso, vamos a explicarte cómo hacer un presupuesto para un evento.

• La importancia del presupuesto en la organización de eventos

El presupuesto del evento es un factor fundamental que, como organizador, te limitará durante toda la fase de preparación. Debes ajustarte en todo momento al precio que el cliente va a pagar por la celebración.

Gracias a él puedes tener una visión más realista y clara de los recursos económicos de los que vas a disponer. Sin él no puedes hacer una correcta administración de gastos y no sabrás si tienes fondos suficientes para pagar todos los servicios necesarios para el desarrollo del evento.

Tampoco debes perder de vista cuándo van a estar disponibles los fondos. Lo habitual es que el pago se haga en varias partes, así que tendrás que negociar con tus proveedores para ajustar los pagos a los momentos en los que ya hayas recibido parte del dinero acordado por la organización del evento.

• Cómo hacer un presupuesto de gastos para un evento

Ahora que somos realmente conscientes de la importancia que tiene la acción de presupuestar, vamos a ver en detalle cómo hacer un presupuesto.

En alguna ocasión hemos hablado de las fases de un evento y hemos visto que un elemento básico para poder hacer la planificación es conocer el objetivo que se persigue con la celebración que se va a organizar. Pues bien, conocer el objetivo del evento también es fundamental para poder presupuestar. Estar al tanto de la finalidad te permitirá saber qué servicios serán esenciales y de cuáles se puede prescindir.

Partiendo de esa base puedes empezar a desgranar los costes y los posibles ingresos:

• Determinar los gastos comunes

Son ese tipo de gastos que están presentes en mayor o menor medida en todo tipo de eventos y de los que no se puede prescindir, como la comida o el alquiler de espacios.

De media, el gasto en comida y bebida supone un 36% de los gastos comunes, seguido en orden de importancia por el gasto audiovisual y la mano de obra necesaria para ponerlo todo en marcha.

Pero también hay otros gastos ordinarios o comunes que no puedes pasar por alto, como los gastos de viaje del staff de la organización, las acciones de promoción, el coste de los ponentes o del personal dedicado al entretenimiento, el alquiler de locales o fincas y los gastos de alojamiento.

• Diferenciar costes fijos y variables

Tienes que tener claro desde el principio que hay costes que pueden variar en función del número de personas que asistan al evento y otros que no.

• Costos Fijos 

Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es: 

• Producción pre-evento y gastos de personal.
• Lugar dónde se hará el evento que será uno de los costes más importantes.
• Software para gestionar un evento como Meetmaps
• Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
• Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y vídeo.
• Traductores si fuera necesario.
• Sistema de inscripción y acreditación.

• Costos Variables

Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos: 

• Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs o diplomas.
• Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas. 
• Personal de seguridad y limpieza
• Con estos datos puedes conocer rápidamente el coste medio del evento por asistente.

• Imprevistos

El presupuesto de un evento debe ser siempre flexible y con un cierto margen para atender a los imprevistos que a buen seguro van a surgir. Lo mejor es calcular entre un 10% y un 15% del coste total del evento para tener así un fondo de reserva al que poder acudir en caso de ser necesario.

• Fuentes de ingresos

Si se trata de eventos públicos, deportivos, o diferentes tipos de eventos de empresa, es muy común que existan patrocinadores. Es difícil conocer en principio los ingresos que se van a recibir en concepto de patrocinio, pero es importante tener en cuenta que existirá una fuente de dinero que se puede aprovechar para cubrir gastos.

• Consejos para ajustar el presupuesto del evento

El precio de organizar un evento suele ser elevado, pero hay ciertas acciones que como organizador puedes llevar a cabo para intentar reducir el coste y que así los presupuestos que presentes sean más atractivos para tus posibles clientes.

• Intenta reservar el lugar de celebración, los billetes de avión y el alojamiento con la máxima antelación posible. Busca diferentes combinaciones de vuelo más alojamiento para conseguir la oferta más barata.
• Busca diferentes patrocinadores que puedan estar interesados en tener presencia en el evento.
• Negocia con proveedores para conseguir un precio lo más ajustado posible por sus servicios.
• Implícate con los proveedores y ayúdales a buscar formas de poder ofrecerte su servicio algo más barato.
• Elige proveedores locales.
• Reutiliza material de un evento para otro.
• No dejes nunca de ampliar tu lista de proveedores de confianza.

• Presentación del presupuesto

Una vez que el documento está listo es hora de presentarlo al cliente o los patrocinadores. No puede faltar el nombre de la empresa o profesional que lo emite, los datos del solicitante del presupuesto y la fecha de entrega del mismo.

No hay que perder de vista que los diferentes servicios que son necesarios para organizar un evento pueden variar de precio con el paso del tiempo, de ahí la importancia de poner una fecha de validez al presupuesto. Esto, además, ayuda a que el cliente tome su decisión más rápidamente, al generarle cierta sensación de urgencia.

Lo recomendable es que cada una de las partidas del presupuesto estén bien desglosada, de modo que el cliente o los patrocinadores puedan ver exactamente qué van a pagar y en qué concepto. De hecho, si es un evento que ya se ha celebrado con anterioridad, se puede presentar una estadística de la evolución de los costes de un año para otro.

• Herramientas para hacer un presupuesto para eventos

Cuanto más grande y complejo sea el evento también será más complejo hacer el presupuesto, por eso es importante que como organizador cuentes con herramientas que te ayuden a gestionar esta importante fase de preparación.

El excel es la herramienta más comuna para calcular un presupuesto de un evento, aunque existen plantillas para generar un presupuesto que podrás duplicar y ajustar evento tras evento.

Podemos tener presupuestos que se adaptan al evento o eventos que se adaptan al presupuesto, pero lo fundamental es que sepamos en todo momento cuánto dinero hay disponible y cómo lo vamos a repartir entre los diferentes servicios y profesionales con los que vamos a tener que contar.